Arhiviranje po novom zakonu

24.05.2021.

Narodna skupština Republike Srbije usvojila je 2020. godine Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Zakon“), čija primena je počela 2. februara 2021. godine.

Ovim Zakonom se na novi način uvode obaveze za subjekte koji stvaraju arhivsku građu i dokumentarni materijal, te se pravi razlika između arhivske građe i dokumentarnog materijala. Dokumentacija koja se trajno čuva, koja je od značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti i koja je kao takva definisana u listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja naziva se arhivska građa. Dokumentacija koja se ne mora trajno čuvati i koja se može uništiti, posle isteka roka važenja predviđenog listom kategorija, naziva se dokumentarni materijal. Takođe, uređuje se pojam arhivske knjige koja predstavlja osnovnu evidenciju o celukupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu privrednog društva.

Zakonom se prvi put uvodi mogućnost stvaranja i čuvanja arhivske građe u elektronskom obliku, koja će morati da se čuva u skladu sa odredbama ovog Zakona i Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju https://www.paragraf.rs/propisi/zakon-o-elektronskom-dokumentu-elektronskoj-identifikaciji-i-uslugama-od-poverenja-u-elektronskom-poslovanju.html

Na osnovu obaveštenja Istorijskog arhiva Beograda, obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige (za privredne subjekte koji do sada nisu dostavljali prepise arhivskih knjiga) nastaje 2022. godine. Više o ovome možete videti na sajtu https://arhiv-beograda.org/rs/

Koje su obaveze privrednih subjekata?

Privredni subjekti, kao stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, su dužni da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju dokumentaciju u obliku u kojem su nastali. Takođe, između ostalog, dužni su da:

• obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu dokumentacije;
• odrede odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa dokumentacijom;
• evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhiviraju dokumentaciju;
• predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim Zakonom;
• osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
• vode arhivske knjige;
• dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige za prethodnu godinu najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
• obaveste nadležni javni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada) najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka;
• pribave mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na dokumentaciju (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.)
• odabiraju arhivsku građu i izdvajaju radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka.

Šta od pravnih akata privredni subjekti moraju posedovati?

Zakonom je definisano donošenje sledećih dokumenata:

• opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
• listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
• opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata;
• plan mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija.

Na osnovu obaveštenja Istorijskog arhiva Beograda, rok za izradu obaveznih normativnih akata je produžen do 31. decembra 2021. godine. Više o ovome možete videti na sajtu https://arhiv-beograda.org/rs/

Istorijski arhiv Beograda je na svom sajtu istakao da ukoliko privredno društvo nije registrovano u arhivu kao stvaralac i imalac arhivske građe mora da uz normativna akta i kopiju arhivske knjige dostavi i kopiju akta o osnivanju ili izvoda iz APR-a kao i kontakt podatke odgovornog stručnog lica koje ja zaduženo za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Da li se dokumentacija može uništiti?

Dokumentacija koja je kvalifikovana kao arhivska građa, mora se trajno čuvati i ne sme se uništiti bez obzira da li je u papirnoj ili elektronskoj formi. Arhivska građa koja je sređena i popisana predaje se na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka.

Dokumentacija koja je kvalifikovana kao dokumentarni materijal, odnosno sa ograničenim trajanjem u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, mora se uništiti u skladu sa posebnom procedurom propisanom Zakonom. Naime, dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja, može se uništiti samo ukoliko se nalazi na listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala na koju je nadležni javni arhiv dao saglasnost. Takođe, neophodno je da je konkretni dokumentarni materijal evidentiran u arhivsku knjigu, a prepis arhivske knjige uredno dostavljen nadležnom javnom arhivu.

Dokumentarni materijal u papiru za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre propisanog perioda ćuvanja, ukoliko se čuva u okviru kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenta, a u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju i Uredbom o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i formatima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.

Prilikom uništavanja dokumentarnog materijala privredni subjekti dužni su da preduzimaju neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi.

Da li su propisane kazne za pravne subjekte?

Za nepoštovanje propisanih obaveza, Zakonom su predviđene novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.